Что такое деканат: чем занимается и зачем туда ходить
Деканат — это администрация факультета: небольшой офис во главе с деканом, который ведёт все дела студентов от зачисления до выдачи диплома. Здесь хранится ваше личное дело, составляется расписание, выписываются справки об обучении и направления на пересдачу, готовятся приказы о переводе на следующий курс, академическом отпуске и отчислении. Если коротко: кафедра вас учит, а деканат ведёт по документам. Ниже — кто работает в деканате, с чем туда идти, как писать заявления и чем деканат отличается от кафедры, ректората и учебной части колледжа.
Деканат простыми словами
Слово происходит от латинского decanus — «десятник», начальник над десятью; в средневековых университетах деканом называли главу факультета, и с тех пор значение не поменялось. Декан руководит факультетом, а деканат — его аппарат: заместители, методисты и секретарь. В разговорной речи «деканат» означает сразу и людей, и кабинет: «сходи в деканат» — значит, дойди до комнаты с табличкой и реши вопрос с тем, кто за него отвечает.
Там, где вместо факультетов институты или высшие школы, то же самое называется дирекцией института, учебным офисом или отделом сопровождения учебного процесса — функции одинаковые. В колледжах роль деканата выполняет учебная часть и заведующие отделениями.
Кто работает в деканате
| Кто | Чем занимается | С каким вопросом к нему |
|---|---|---|
| Декан | руководит факультетом, подписывает представления на перевод, отчисление, отпуск; должность выборная или назначаемая — зависит от устава вуза | конфликтные ситуации, индивидуальный график, вопросы, которые не решили заместители |
| Заместитель декана по учебной работе | успеваемость, сессия, пересдачи, допуски | продление сессии, направления на пересдачу, академическая задолженность |
| Заместитель по воспитательной (внеучебной) работе | общежитие, стипендиальная комиссия, мероприятия | социальная стипендия, материальная помощь, заселение |
| Методист (специалист по учебной работе) | расписание, ведомости, личные дела, справки | справка об обучении, ошибка в ведомости, зачётка, расписание |
| Секретарь | приём заявлений, запись на приём, выдача готовых документов | подать заявление, узнать, готова ли справка |
Девять вопросов из десяти решает методист, закреплённый за вашим курсом или направлением: именно он держит в руках ведомости и знает, что с вашими документами. Идти сразу к декану с просьбой о справке — всё равно что звонить директору банка из-за заблокированной карты: вас вежливо отправят к методисту, и вы потеряете день.
Чем занимается деканат: полный список
- Ведёт личные дела студентов: приказы о зачислении, переводах, сменах фамилии, копии документов об образовании.
- Составляет расписание занятий и сессии вместе с учебным управлением, распределяет аудитории.
- Готовит зачётные и экзаменационные ведомости, сверяет их с зачётными книжками, считает задолженности.
- Выдаёт справки: об обучении (по месту требования, в военкомат, в соцзащиту, для налогового вычета), справку-вызов для заочников, справку о периоде обучения при отчислении.
- Выписывает направления (допуски, «хвостовки») на пересдачу и контролирует сроки ликвидации задолженностей.
- Готовит проекты приказов: перевод с курса на курс, назначение стипендии, академический отпуск, перевод на другую форму или направление, восстановление, отчисление.
- Утверждает темы и научных руководителей ВКР по представлению кафедр, формирует приказ о допуске к государственной итоговой аттестации.
- Назначает старост и работает с ними: через старосту уходят объявления, изменения расписания и сбор документов с группы.
- Оформляет дипломы и приложения к ним: сверяет оценки за все годы, и на этом этапе всплывают старые ошибки в ведомостях.
Последний пункт стоит запомнить заранее. Приложение к диплому собирается из ведомостей, и если на втором курсе вам поставили оценку в зачётку, а в ведомость не внесли, выяснится это перед самым выпуском. Раз в год сверяйте зачётку с тем, что числится за вами в деканате или в электронной системе вуза, — это занимает пять минут. Как считается итоговый балл и что идёт в приложение, разобрано в статье «Средний балл диплома».
Деканат и кафедра: куда с каким вопросом
| Вопрос | Куда | Почему |
|---|---|---|
| Нужна справка об обучении | деканат | справки выдаются по данным личного дела |
| Не согласен с оценкой на экзамене | сначала преподаватель и кафедра, затем деканат | апелляцию и комиссионную пересдачу назначает деканат |
| Выбрать тему курсовой или научного руководителя | кафедра | темы и руководителей распределяет она; деканат только утверждает приказом |
| Не успеваю сдать сессию по болезни | деканат, с медицинской справкой | продление сессии оформляется распоряжением декана |
| Преподаватель не приходит на консультации | заведующий кафедрой | преподаватель подчиняется кафедре, а не деканату |
| Перевестись на другое направление или форму обучения | деканат | считают разницу в учебных планах и готовят приказ |
| Узнать требования к оформлению ВКР | выпускающая кафедра | методические указания — её документ |
| Потерял студенческий или зачётку | деканат | дубликат выдают по заявлению |
Подробно о том, чем кафедра отличается от факультета и что такое выпускающая кафедра, — в статье «Кафедра и факультет: в чём разница».
Как писать заявление в деканат
Почти любой вопрос в деканате начинается с заявления на имя декана (иногда — ректора, но подаётся оно всё равно через деканат). Форма свободная, если вуз не дал бланк, а структура всегда одна: шапка, слово «заявление», суть просьбы с основанием, приложения, дата и подпись.
- Основание — всегда с документом. «По семейным обстоятельствам» без подтверждения деканат рассматривать не обязан.
- Даты и названия дисциплин пишите точно как в расписании сессии: по заявлению будут готовить распоряжение, и неточность вернётся к вам.
- Подавайте в двух экземплярах и просите поставить на вашем отметку о приёме с датой. Сроки рассмотрения отсчитываются от неё.
- Медицинскую справку приносят сразу после выздоровления: у большинства вузов срок — три рабочих дня, позже её могут не принять.
Могут ли отчислить «через деканат»
Отчисляет не деканат, а ректор — приказом по вузу. Но готовит этот приказ именно деканат: он фиксирует академическую задолженность, следит за сроками её ликвидации и пишет представление. По закону «Об образовании» задолженность можно ликвидировать дважды по каждой дисциплине, вторая попытка — с комиссией, и на всё даётся до года с момента образования долга; конкретные даты назначает деканат. Поэтому письма и объявления из деканата о пересдачах нельзя игнорировать: пропущенная без уважительной причины пересдача считается использованной попыткой. Порядок действий при долгах — в статье «Академическая задолженность».
Деканат в колледже и в школе
В колледжах и техникумах факультетов нет, поэтому нет и деканов: студентов ведут отделения во главе с заведующими, а документы оформляет учебная часть. По функциям это тот же деканат — справки, ведомости, допуски к экзаменам и к демонстрационному экзамену, приказы. Если в объявлении колледжа написано «обратитесь в деканат», имеется в виду учебная часть или заведующий вашим отделением. В школе аналога нет: его обязанности поделены между завучем и секретарём.
Как общаться с деканатом: пять правил
- Узнайте часы приёма студентов — они есть на двери и на сайте факультета. В остальное время деканат работает с ведомостями и преподавателями, и раздражение сотрудников в «неприёмный» час — не хамство, а следствие.
- Приходите с готовым вопросом и документами. «Мне нужна справка для военкомата, вот студенческий» решается за минуту; «а что мне делать, если…» — за три визита.
- Сначала староста. Многие вопросы — расписание, перенос пары, сбор документов — решаются через него, и деканат этого ждёт.
- Пишите на почту деканата с корпоративного адреса, с темой письма, группой и фамилией. Письмо «Здравствуйте, когда пересдача?» без подписи останется без ответа не из вредности, а потому что непонятно, кому отвечать.
- Не тяните до последнего дня. Справка готовится до трёх рабочих дней, приказ — до двух недель: в день дедлайна ускорить их не сможет никто.
Частые вопросы
Декан и ректор — в чём разница? Ректор руководит всем вузом, декан — одним факультетом и подчиняется ректору. Приказы о зачислении, отчислении и выдаче дипломов подписывает ректор (или проректор по доверенности), декан — распоряжения внутри факультета.
Может ли деканат выдать справку родителям? Только с вашего письменного согласия: сведения об успеваемости — персональные данные совершеннолетнего студента. Если родителям нужна справка для налогового вычета, заказываете её вы.
Что делать, если деканат отказал? Попросить письменный ответ на заявление с основанием отказа. Дальше — проректор по учебной работе; у большинства вузов есть и комиссия по урегулированию споров между участниками образовательных отношений, она предусмотрена законом.
Заочникам и дистанционным студентам обязательно приезжать? Как правило, нет: справки и заявления принимают через личный кабинет или по почте, оригиналы забирают на сессии.
Смежные темы: чем отличаются вуз, университет, институт и академия, бакалавриат, магистратура и специалитет, очно-заочная форма обучения.
